Организуй свой рабочий день по уму

В моем первом посте для этого замечательного комьюнити я хочу рассказать о том, как помочь людям, которые не отличаются трудолюбием, как уйти от скучных списков задач, как легко логировать свою рабочую активность, и как все это делать одним движением. Данный метод я использую сегодня для собственных проектов в Notion.

В погоне за продуктивностью.

Используя To-Do листы и прочие органайзеры проектов, я понял, что поставив галочку Done напротив таска - ты получаешь хороший выброс дофамина - уххх, красавчик. Это приводит к тому, что много невыполненных задач вгоняют в депрессию - ты не закрываешь задачу, а работаешь над проставлением галочек, кормя своего дофаминового наркомана пустяковыми задачами, лишь бы выполнять ежедневные 5 из 5 задач. Попытки организовать таски в календарях, физических блокнотах, дневниках, обещаниях самому себе не увенчалось успехом.

Но тут Notion вдруг стал бесплатным и все ринулись к нему. Мои первые осторожные попытки привели к результатам описаным выше. Никто из бурж и СНГ гуру продуктивности не советовал чего-то стоящего и пришлось выдумывать свой велосипед.

Notion-diary или похвали сам себя.

Тайтл чуть спойлерит, но я расскажу по порядку. Решение оказалось банальным - писать не задачи к выполнению, а уже выполненные таски. Таким образом я совмещаю дневник (читай - лог) своих действий с постановкой новых задач. Вот какой я молодец, вот 1ое сделал и 2ое сделал, а значит и 3ье по зубам. Это вам не галочки ставить.

Пройдемся детальнее по структуре таблички:

1. Дата выполнения таска - автоматически ставится Notion’ом, все понятно.
2. Название - обязательно должно присутствовать для формирования базы данных Notion (дальше будет понятно)
3. Лог - самое важное - описание, что было сделано, можно тезисно. Используется для самоудовлетворения и так же для поиска выполненных действий в будущем (а когда я там последний раз делал бекап, а?).
4. Теги - проекты, направления, сайты, вид деятельности - для сортировки или построения канбан доски (Trello) - для анализа на какой проект больше уходит драгоценное внимание.
5. Таск - проекты же не из одной задачи состоят. Выполнение (или частичное выполнение или невыполнение) задачи тянет за собой следующую. Это помогает не останавливаться и не тратить время на воспоминания о том что было, а сразу (с пылу с жару) ставить себе нужные и правильно описанные задачи.
6. Дедлайн - когда нужно выполнить таск (п.5). Не ставьте все на понедельник, он и так тяжелый. С количество задач по которым прошел ваш дедлайн придет и большое понимание сколько надо задач в день.
7. Пресловутая галочка “Done?” - куда ж без нее, надо же понимать что сделано то.
8. Дата выполнения таска - для учета (я упрощаю - Notion ставит автоматическую дату последнего изменения).

Из главного - усе. Остальное - по желанию. Я добавил отдельные теги (Do Done Doing Recurring) для приоритезации задач внутри дня и простейшей формулой вывожу красный кружочек если дедлайн пропущен. Табличка, описанная выше, являет собой исходный список (ИС), единственный где вносятся новые строки или любые изменения.

Все остальное уже на совести Notion.

Создаем отдельный вид исходной таблички и фильтруем по красным кружочкам. Получаем список “горящих задач”, что нужно закрывать в первую очередь. Это раз.

Еще один вид таблички мы преобразуем в календарь и привязываем его к дедлайну (п.6 ИС). Оставляем только сам таск, остальное скрываем (название из п.2 скрыть нельзя, поэтому называйте так чтобы понять). Вуаля - перед нами список задач на ближайшие дни, понимание когда будет загрузка и, что важно, понимание на когда ставить дедлайны новых задач. Это два.

Следующий вариант - сформировать классическую канбан таблицу (Do, Doing Done Recurring) для понимания на каком этапе скопилось много задач. Это три.

По умолчанию, я скрываю выполненные работы, не засоряю волну. Если задача новая - лог оставляем пустой. Если задача не имеет продолжения - таск оставляем пустой, ставим галочку Done и идем пить пиво.

Итак, путем нехитрых операций мы бесплатно имеем:

• Лог выполненных действий
• Список задач, которые надо сделать
• Календарь задач - понимание своего расписания
• Анализ собственного перформанса (по жизни или в пределах конкретного проекта/направления)
• Роудмеп выполнения проекта
• Хорошее настроение и желание работать на результат

Если вам мало и вы готовы дать копейку в Notion, это позволит проапгрейдить табличку:

• Анализ перформанса вашей команды (участники сами добавляют строки в ИС, вы видите кто и формируете табличку анализа
• Нотификейшены
• API и остальные связи и так далее, Notion недавно получил инвестиции и активно развивается

Ссылка на шаблон - тута (вверху кнопочка Duplicate - добавляет табличку в ваш Notion)

Я надеюсь вам это поможет так, как это помогло мне победить скучные списки, нехватку терпения вести дневник, отсутствие контроля над собственной работой и, в итоге, получить дополнительную мотивацию.

Эпилог.

Мне очень важен ваш фидбек по табличке и способу в целом. Не просто что б потешить свое ЧСВ и почитать обвинения в графоманстве. Дело в том, что я планирую немножко по инфоциганить на бурж и это будет мой первый продукт (бесплатный конечно). И если вам табличка не помогла или вы считаете что метод гавно - напишите, это сэкономит мне время. Если вам понравилось - тоже напишите. Остались вопросы - не стесняйтесь, я отвечу тут или в личке.